Procesų automatizavimas vertingiausias ten, kur darbas kartojasi, turi taisykles ir atima žmonių laiką.
Tikslas nėra automatizuoti chaosą. Pirmiausia išgryniname procesą, tada pasirenkame paprasčiausią kelią iki veikiančio sprendimo.
Procesų automatizavimas
Verslo procesų automatizavimas, kuris mažina darbą, o ne tik prideda įrankį.
Padedu rasti vietas, kur kartojasi veiksmai, stringa informacija ir atsiranda klaidos, o tada paversti tai aiškesniu ir greitesniu procesu.
Dažniausiai tinkama, kai:
- Darbuotojai kopijuoja informaciją tarp sistemų, Excel ar el. laiškų.
- Klaidos atsiranda dėl rankinio įvedimo arba neaiškaus statuso.
- Reikia greitesnių patvirtinimų, pranešimų ar realaus laiko vaizdo.
Pirmiau verta sutvarkyti kitką, kai:
- Procesas dar neaiškus ir kiekvieną kartą vyksta kitaip.
- Taisyklės nėra apibrėžtos arba sprendimai visada individualūs.
- Tikimasi, kad sistema pati pakeis nepriimtus verslo sprendimus.
Kada verta
Kai tas pats darbas kartojamas per dažnai.
Automatizavimas labiausiai atsiperka ten, kur žmonės rankomis perkelia duomenis, ruošia tas pačias ataskaitas, kopijuoja informaciją tarp sistemų ar nuolat tikrina tą patį statusą.
Požymiai
- Daug kopijavimo tarp Excel, el. pašto ir sistemų.
- Klaidos atsiranda ne dėl sprendimo, o dėl rankinio darbo.
- Procesas priklauso nuo žmogaus priminimo ar atminties.
- Vadovai nemato statuso realiu laiku.
1. Randu trintį
Kur procesas lėtėja, dubliuojasi arba kelia daugiausia klaidų.
2. Supaprastinu logiką
Neautomatizuoju chaoso. Pirma sutvarkau veikimo principą.
3. Įvedu į darbą
Automatizavimas turi būti naudojamas kasdien, ne tik pademonstruotas paleidimo dieną.
Kas dažniausiai automatizuojama
- Užsakymų, likučių ir statusų judėjimas.
- Duomenų perdavimas tarp ERP, CRM, WMS ir dokumentų valdymo.
- Ataskaitų ruošimas ir pasikartojantys tikrinimai.
- Patvirtinimų, užduočių ir pranešimų grandinės.
Susiję
Dažnai automatizavimas yra didesnio skaitmenizavimo dalis.
Kur automatizavimas duoda daugiausia vertės
Geriausi automatizavimo projektai prasideda nuo pasikartojančio darbo, kuris jau turi aiškų sprendimų modelį.
Rankinių perdavimų mažinimas
Kai informacija keliauja el. paštu, Excel failais ar per žmonių atmintį, atsiranda klaidos ir vėlavimai. Automatizavimas padeda duomenims judėti tarp sistemų be nereikalingų tarpinių veiksmų.
Patvirtinimai ir taisyklės
Dažnai automatizuojami prašymai, suderinimai, priminimai, užsakymo būsenos, dokumentų generavimas ar validacijos. Svarbu, kad taisyklės būtų aiškios ir suprantamos žmonėms.
Matomas rezultatas
Automatizavimas turi matytis kasdienybėje: mažiau kopijavimo, mažiau klaidų, greitesnis sprendimas, aiškesnis statusas ir daugiau laiko darbui, kuris kuria vertę.
Mano principas
Neautomatizuoju chaoso. Jei procesas painus, pirma jį supaprastinu: pašalinu nereikalingus žingsnius, sutariu sprendimų taisykles, išgryninu duomenis ir tik tada renku, ką verta automatizuoti. Taip sprendimas ne tik greitesnis, bet ir patikimesnis.
Tinka, kai
- Tas pats veiksmas kartojamas daug kartų.
- Duomenys dubliuojami keliose vietose.
- Daug laiko suvalgo statusų tikrinimas.
- Klaidos atsiranda dėl rankinio perrašymo.
ROI skaičiuoklė
Pasitikrinkite vieną procesą prieš investuodami į automatizavimą.
Įveskite apytikslius skaičius ir pamatykite, ar verta eiti į detalesnę diagnostiką, pilotą ar proceso supaprastinimą.
Automatizavimo vertė
Automatizuoti verta tik tada, kai procesas aiškus, pasikartoja ir turi matuojamą naudą.
Automatizavimas nėra mygtukų pakeitimas kitu įrankiu. Pirmiausia randame, kur dingsta laikas, kur atsiranda klaidos ir kokia sprendimų taisyklė turi veikti be rankinio stumdymo.
Užklausos, patvirtinimai, ataskaitos, statusai ar duomenų suvedimas kartojasi kasdien, bet vis dar remiasi el. laiškais, Excel ar žmonių atmintimi.
Kai norite suprasti, kuriuos procesus verta automatizuoti pirmiausia ir kokia grąža realiai tikėtina.
Jei procesas vyksta retai, kiekvieną kartą yra visiškai kitoks arba dar nėra sutartos atsakomybės ir taisyklės.
Procesų auditą, automatizavimo backlogą, ROI logiką, integracijų poreikius, pilotinio sprendimo planą ir aiškų matavimą.
Procesų automatizavimo ROI sprintas
Peržiūrime 3-5 procesus, suskaičiuojame rankinio darbo ir klaidų kainą, atsirenkame vieną pilotą ir paruošiame aiškų kelią iki veikiančio automatizavimo.
- Automatizuoti išimtis prieš sutvarkant standartinį procesą.
- Neskaičiuoti, kiek rankinis darbas iš tikrųjų kainuoja.
- Prijungti sistemas be aiškaus duomenų savininko.
Anonimizuoti rezultatai ir poveikis
Ką tokio tipo darbas keičia praktiškai
Pakartotiniai veiksmai išimami iš žmonių kasdienybės.
Taisyklės ir duomenų kelias tampa aiškesni, todėl mažiau perrašymo.
Vadovybė ir komanda mato, kur yra procesas, o ne klausia per pokalbius.
Greitai susirenkame faktus, skausmus, sistemas ir sprendimų vietas.
Atskiriame greitus laimėjimus nuo didesnių projektų ir rizikų.
Sujungiame procesą, duomenis, tiekėjus, komandą ir testavimą.
Pasirūpiname, kad sprendimas būtų naudojamas, o ne tik paleistas.
Susiję puslapiai
Per 45 min. atsirenkame procesus, kuriuose rankinis darbas, klaidos ar statusų nematymas gali duoti greičiausią automatizavimo grąžą.
Rezervuoti automatizavimo diagnostikąDUK
Dažniausi klausimai apie procesų automatizavimą
Automatizavimas geriausiai veikia tada, kai procesas aiškus, pasikartojantis ir turi paprastas sprendimų taisykles.
Ką automatizuoti pirmiausia?
Pirmiausia verta automatizuoti tai, kas dažnai kartojasi, sukelia klaidas arba stabdo sprendimus: duomenų perkėlimą, statusų tikrinimą, patvirtinimus, ataskaitas, priminimus ar dokumentų generavimą.
Kas yra verslo procesų automatizavimas?
Verslo procesų automatizavimas yra pasikartojančių darbų, duomenų perdavimo, patvirtinimų, priminimų, ataskaitų ar statusų tikrinimo pavertimas aiškia sistema arba darbo eiga. Pirmiausia sutvarkomas pats procesas, tada parenkama automatizavimo logika ir tik po to jungiami įrankiai ar integracijos.
Ar verta automatizuoti blogą procesą?
Ne. Blogą procesą automatizavus jis tiesiog greičiau kurs problemas. Pirma pašaliname nereikalingus žingsnius, sutariame taisykles ir tik tada renkamės automatizavimo sprendimą.
Kokias sistemas galima sujungti?
Dažnai jungiamos ERP, CRM, WMS, SharePoint, el. paštas, formos, BI, e. prekyba ar vidinės duomenų bazės. Svarbiausia ne jungčių skaičius, o aiškus duomenų kelias ir atsakomybės.
Kaip matuoti automatizavimo naudą?
Matavimas turi būti paprastas: kiek laiko sutaupoma, kiek klaidų sumažėja, kiek greičiau priimamas sprendimas, kiek mažiau rankinių veiksmų lieka ir ar vadovybė mato procesą realiu laiku.
Įrodymai iš praktikos
Patirtis, kurią galima pritaikyti jūsų situacijoje
800 tūkst. failų
SharePoint ir M365 dokumentų tvarka prieš saugesnį AI naudojimą ir patikimesnius atsakymus.
4 šalių CRM kontekstas
CRM, ERP, BSS ir SharePoint integracijų koordinavimas su skirtingomis komandomis ir procesais.
30 proc. mažesni likučiai
Atsargų, užsakymų ir sandėlio procesų tvarkymas, kai rezultatas matuojamas ne dokumentais, o veiklos rodikliais.