Smulkiam ir vidutiniam verslui ERP sistema dažnai tampa riba tarp „dar susitvarkome rankiniu būdu“ ir „reikia valdyti procesus sistemiškai“. Klaida prasideda tada, kai ERP pasirenkama tik pagal demonstracijoje parodytas funkcijas.
1. Pirmiausia nusibraižykite realų procesų žemėlapį
Prieš lyginant tiekėjus verta aiškiai aprašyti, kaip dabar juda užsakymas: nuo kliento užklausos iki sąskaitos, pristatymo, grąžinimo ir ataskaitos. Šiame žingsnyje dažnai paaiškėja, kad problema nėra pati ERP, o neaiškios taisyklės, pasikartojantis duomenų vedimas arba skirtingi darbo būdai tarp komandų.
2. Atskirskite būtinas funkcijas nuo patogių priedų
ERP atrankoje naudinga funkcijas suskirstyti į tris grupes: būtina veiklai, svarbu augimui, galima vėliau. Pavyzdžiui, prekybos įmonei kritiški gali būti likučiai, rezervacijos, kainodara, tiekėjų užsakymai ir integracija su apskaita. O gražesnė ataskaita gali palaukti, jei duomenų kokybė dar nėra sutvarkyta.
3. Įvertinkite integracijas anksčiau, o ne po sutarties
Daug ERP projektų stringa ne pagrindinėje sistemoje, o jungtyse: e. prekyba, WMS, CRM, bankai, BI, dokumentų valdymas, RIVILE ar kitos apskaitos sistemos. Todėl dar atrankos metu reikia klausti, kokie duomenys keliaus tarp sistemų, kaip dažnai, kas bus klaidos atveju ir kas prižiūrės integraciją.
4. Pasirinkite ne tik sistemą, bet ir diegimo modelį
Tas pats ERP įrankis gali būti įdiegtas labai skirtingai. Vienu atveju sistema tik atkartoja seną rankinį chaosą, kitu atveju ji supaprastina darbą ir padeda augti. Geras diegimo modelis turi atsakymus į klausimus: kas priima sprendimus, kaip testuojama, kaip mokomi naudotojai, kaip tvarkomi duomenys ir kaip bus matuojamas rezultatas.
5. Nepamirškite pokyčio valdymo
Sistema neveiks, jei žmonės ją matys kaip papildomą administravimą. Todėl reikia aiškiai parodyti, kas keičiasi jų kasdienybėje: ką reikės vesti tik vieną kartą, kur matysis duomenys, kokios klaidos sumažės ir kokios ataskaitos taps patikimesnės.
Kada verta kreiptis dėl ERP konsultacijos?
Jei svarstote ERP, RIVILE plėtrą, sandėlio procesų pertvarką ar integracijas, verta pradėti nuo neutralios situacijos peržiūros. Ji padeda suprasti, ar reikia naujos sistemos, ar pirmiau pakanka sutvarkyti procesus, duomenis ir integracijas.
Greitas ERP pasirinkimo testas vadovui
Prieš prašydami tiekėjų pasiūlymų, atsakykite į penkis klausimus. Ar aišku, kuris procesas šiandien kainuoja daugiausia laiko? Ar turite vieną prekių, klientų ir kainų tiesos šaltinį? Ar žinote, kokios integracijos būtinos pirmą dieną? Ar yra žmogus, kuris priims sprendimus verslo pusėje? Ar naudotojai supranta, kokio darbo būdo iš jų bus tikimasi po paleidimo?
Jei bent į du klausimus atsakymas neaiškus, ERP atranką verta pradėti ne nuo demonstracijų, o nuo pasiruošimo. Tai nėra delsimas. Tai būdas sutaupyti biudžetą, išvengti brangių pakeitimų ir pasirinkti sprendimą, kuris remia realų verslo darbą.
DUK
Dažniausi klausimai apie ERP pasirinkimą
Kiek laiko užtrunka pasiruošti ERP atrankai?
Dažniausiai pirmam aiškiam vaizdui pakanka kelių savaičių: procesų peržiūros, reikalavimų struktūros, integracijų sąrašo ir sprendimų kriterijų. Kuo daugiau neaiškumų su duomenimis ir atsakomybėmis, tuo daugiau dėmesio reikia pasiruošimui.
Ar mažam verslui tikrai reikia ERP?
Ne visada. Kartais pakanka geriau išnaudoti esamas sistemas, sutvarkyti RIVILE, sandėlio logiką, integracijas ar ataskaitas. ERP verta svarstyti tada, kai rankinis darbas, duomenų dubliavimas ir procesų kontrolė jau riboja augimą.
Kas yra ERP integracija?
ERP integracija yra duomenų ir veiksmų sujungimas tarp ERP ir kitų sistemų: e. prekybos, CRM, WMS, bankų, BI, dokumentų valdymo ar apskaitos. Prieš ją planuojant reikia sutarti, kurie duomenys yra pagrindiniai, kur jie kuriami, kaip dažnai atnaujinami, kas tikrina klaidas ir kaip integracija bus testuojama.
Kokia dažniausia ERP pasirinkimo klaida?
Rinktis pagal funkcijų sąrašą, ne pagal procesą. Du tiekėjai gali pažymėti tą pačią funkciją, bet realus darbo būdas, integracijų kaina ir naudotojų patirtis gali būti visiškai skirtingi.