ChatGPT Business įmonėje turi atsakyti į realius darbuotojų klausimus, bet kartu nekelti chaoso: kas gali kelti duomenis, kokie dokumentai naudojami, kur baigiasi AI atsakymas ir prasideda žmogaus sprendimas.
1. Pradėkite nuo naudojimo scenarijų, ne nuo įrankio
Prieš diegimą verta surinkti 5-10 situacijų, kuriose darbuotojai kasdien gaišta laiką: dokumentų paieška, vidinių taisyklių klausimai, ataskaitų apibendrinimas, laiškų ruošimas, procesų aprašymas, mokymų medžiaga.
Geras scenarijus yra toks, kurį galima patikrinti. Pavyzdžiui: „darbuotojas klausia, kiek dienų gali dirbti iš namų, o atsakymas remiasi patvirtinta personalo politika SharePoint aplanke“.
2. Sutvarkykite prieigą per Microsoft 365
Įmonėms patogiausia, kai darbuotojai jungiasi su darbo el. paštu per Microsoft 365 SSO. Taip lengviau valdyti vartotojus, teises, išėjusius darbuotojus ir vidinę atsakomybę.
Prieš paleidimą verta patikrinti, ar vartotojų grupės aiškios: kas tik naudoja AI, kas administruoja, kas prižiūri duomenų šaltinius ir kas tvirtina taisykles.
3. Duomenys turi būti aiškūs ir prižiūrimi
SharePoint dokumentai dažnai tampa geru pagrindu AI atsakymams, bet tik tada, kai jie tvarkingi: nėra dubliuotų versijų, dokumentai turi savininkus, o pasenusi informacija archyvuojama.
4. Aprašykite, ką galima ir ko negalima daryti
Trumpa AI naudojimo politika turi paaiškinti, kokių duomenų negalima kelti, kaip tikrinti atsakymus, kada reikia žmogaus patvirtinimo ir kokie naudojimo atvejai yra prioritetiniai.
Darbuotojams nereikia ilgo dokumento. Jiems reikia aiškių pavyzdžių: geras klausimas, blogas klausimas, ką daryti gavus netikslų atsakymą, kaip nurodyti dokumentą ar kontekstą.
5. Mokykite pagal realius darbus
Efektyviausi mokymai vyksta ne apie AI teoriškai, o apie konkrečius įmonės procesus. Pardavimai mokosi iš pasiūlymų ir CRM duomenų, personalas - iš politikų, finansai - iš ataskaitų, vadovai - iš santraukų ir sprendimų variantų.
Po pirmų mokymų verta susitarti dėl grįžtamojo ryšio: kas veikia, kur atsakymai per silpni, kokių dokumentų trūksta, kokias užklausas verta standartizuoti.
6. Matuokite rezultatą
AI diegimas turi turėti aiškų rezultatą: trumpesnė dokumentų paieška, mažiau pasikartojančių klausimų, greitesnis turinio ruošimas, geresnis naujų darbuotojų įvedimas, mažiau rankinio informacijos rinkimo.
Geriausias pirmas AI scenarijus: įmonės žinios, ne abstraktūs pokalbiai
Daug įmonių pradeda nuo bendro klausimo „kaip mums naudoti AI?“, bet geresnis klausimas yra konkretesnis: „kur darbuotojai kasdien ieško tos pačios informacijos ir vis tiek klausia kolegų?“. Ten AI dažniausiai sukuria greičiausią vertę, nes padeda rasti patvirtintą atsakymą iš įmonės dokumentų.
Pavyzdžiui, darbuotojas klausia apie darbo iš namų taisykles, komandiruočių tvarką, pirkimų procedūrą ar IT saugumo reikalavimus. AI atsakymas turi remtis SharePoint dokumentu, nurodyti šaltinį ir aiškiai parodyti, kada reikia žmogaus patvirtinimo. Toks startas yra suprantamas darbuotojams ir saugus vadovybei.
DUK
Dažniausi klausimai apie ChatGPT Business diegimą
Ar darbuotojai gali jungtis su savo Microsoft 365 paskyra?
Taip, tai yra vienas patogiausių kelių įmonėms. SSO padeda valdyti vartotojus, prieigas ir saugumą, o darbuotojams nereikia atskirų asmeninių prisijungimų.
Ar AI atsakymai visada bus teisingi?
Ne. Todėl reikia taisyklių, šaltinių ir mokymų. AI turi padėti rasti ir apibendrinti informaciją, bet svarbiuose sprendimuose turi likti žmogaus patikrinimas, ypač kai kalbama apie finansus, teisę, personalą ar saugumą.
Kiek dokumentų reikia pirmai AI pilotinei versijai?
Nereikia pradėti nuo viso SharePoint. Geriau pasirinkti vieną aiškią sritį: personalo politiką, IT instrukcijas, pardavimų medžiagą ar dažnas procedūras. Svarbu, kad dokumentai būtų aktualūs, tvarkingi ir turėtų savininką.