Žinios buvo SharePoint, bet darbuotojai vis dar gaišo laiką ieškodami politikų, procedūrų ir instrukcijų.
AI · žinių valdymas
ChatGPT Business diegimas su SharePoint integracija
Projektas, kuriame AI tapo kasdieniu darbo įrankiu, nes atsakymai buvo grindžiami ne bendrais spėjimais, o įmonės vidiniais dokumentais.
Atrinkti patikimi dokumentai, sujungtas ChatGPT Business, SharePoint ir Microsoft 365 SSO, paruoštos naudojimo taisyklės.
Darbuotojai galėjo klausti natūralia kalba ir gauti atsakymus iš realių įmonės dokumentų.
Įmonėms, kurios turi daug vidinių dokumentų ir nori saugiai pradėti AI naudojimą kasdieniam darbui.
Panaši situacija?
Jei matote panašią problemą savo organizacijoje, pradėkime nuo trumpos diagnostikos.
Per pokalbį atsirinksime, ar pirmas žingsnis turėtų būti AI pilotas, dokumentų tvarka, ERP/RIVILE pasirengimas ar projekto atkūrimas.
Case study sluoksnis
Kas šiame projekte buvo svarbiausia už techninį sprendimą?
Žinios buvo SharePoint, bet darbuotojai vis dar ieškojo atsakymų rankomis tarp politikų, procedūrų ir instrukcijų.
Padėjau atsirinkti žinių šaltinius, sujungti naudojimą su Microsoft 365 tapatybe, paruošti taisykles ir įvesti AI į realius klausimus.
ChatGPT Business, SharePoint, Microsoft 365 SSO, vidinių dokumentų struktūra ir naudojimo gairės.
Netvarkingi dokumentai, neteisingos prieigos, per dideli lūkesčiai ir atsakymai be aiškaus šaltinio.
Darbuotojai galėjo klausti natūralia kalba ir gauti atsakymus iš realių įmonės dokumentų.
AI projektas prasideda nuo žinių kokybės. Jei dokumentai netvarkingi, AI tik greičiau parodo chaosą.
Situacija
Įmonė turėjo žinias, bet jos buvo sunkiai pasiekiamos.
SharePoint aplinkoje buvo sukaupta daug vidinių dokumentų, tačiau darbuotojams kasdieniai klausimai vis dar reikalaudavo ieškoti tarp politikų, procedūrų ir instrukcijų.
Sprendime sujungiau ChatGPT Business, SharePoint žinių šaltinius ir Microsoft 365 SSO, kad darbuotojai galėtų jungtis savo įmonės paskyromis ir klausti natūralia kalba.
Rezultatas
- Atsakymai iš realių įmonės dokumentų.
- Vieningas prisijungimas per Microsoft 365.
- Greitesnė prieiga prie politikų ir procedūrų.
- Darbuotojų mokymai ir aiškios naudojimo taisyklės.
Duomenys
Sutvarkyti žinių šaltiniai ir jų struktūra.
Saugumas
Parinktas verslui tinkamas naudojimo modelis ir SSO.
Naudojimas
AI įvestas į realias darbuotojų užduotis, ne tik parodytas demonstracijoje.
Ką dariau praktiškai
AI buvo įvestas kaip darbo su įmonės žiniomis būdas, ne kaip dar viena atskira programa.
Paruošiau žinių pagrindą
Įvertinau, kokie SharePoint dokumentai gali būti naudingi darbuotojų klausimams: politikos, procedūros, instrukcijos, ataskaitos ir kiti bendri dokumentai. Svarbiausia buvo ne failų kiekis, o tai, kad atsakymai remtųsi patikimais šaltiniais.
Sujungiau su darbo tapatybe
Naudojimas buvo paremtas Microsoft 365 prisijungimu, kad darbuotojai galėtų jungtis su savo įmonės paskyromis, o AI sprendimas tilptų į esamą saugumo ir prieigų logiką.
Įvedžiau į kasdienes užduotis
Sprendimas buvo išbandytas su realiais darbuotojų klausimais: kaip rasti politiką, kaip suprasti procedūrą, kur ieškoti atsakymo ir kaip naudoti AI atsakingai, kai kalbama apie vidinius įmonės duomenis.
Verslo vertė
Didžiausia vertė atsirado tada, kai darbuotojai galėjo klausti natūralia kalba ir gauti atsakymą iš savo organizacijos dokumentų. Tai mažina laiką, praleidžiamą ieškant informacijos, padeda naujiems darbuotojams greičiau įsivažiuoti ir leidžia vadovams aiškiau matyti, kur dokumentų tvarka dar trukdo darbui.
Pamoka
AI projektas prasideda ne nuo įrankio, o nuo žinių kokybės.
Jei dokumentai netvarkingi, AI tik greičiau parodo chaosą. Jei žinių bazė aiški, AI tampa realiu kasdienio darbo pagreitintoju.
Vertė buvo paslėpta kasdienėje trintyje.
Žmonės turėjo žinias ir sistemas, bet realiame darbe sprendimai vis dar priklausė nuo paieškos, rankinių veiksmų arba neaiškių atsakomybių.
Sprendimas tapo aiškesniu darbo būdu.
Pokytis sujungė procesą, duomenis, technologiją ir naudotojų įvedimą, todėl rezultatas neapsiribojo vien techniniu paleidimu.
Tą pačią logiką galima taikyti panašiems procesams.
Pradėti verta nuo problemos žemėlapio, aiškių savininkų, matavimo ir mažo piloto prieš platesnį diegimą.
Periodinė peržiūra
Šį case study verta atnaujinti tada, kai atsiranda naujų AI naudojimo rezultatų.
Aktualiausia papildyti realiais naudojimo rodikliais: kokios užklausos kartojasi, kiek komandų naudoja sprendimą, kokie dokumentų tipai duoda didžiausią vertę ir kur dar reikia tvarkyti žinių bazę.
Ką stebėti
- Darbuotojų naudojimo dažnį.
- Dažniausias klausimų temas.
- Dokumentų kokybės spragas.
- AI naudojimo taisyklių brandą.