Aiškesnės būsenos
Žmonės mato, kur yra užklausa, kas turi atlikti kitą veiksmą ir kas jau patvirtinta.
Automatizavimas · audit trail
Procesų automatizavimas su patvirtinimais ir audito pėdsaku
Rankinis darbas dažnai slepia ne vien laiko sąnaudas, bet ir atsakomybės, patvirtinimų bei istorijos stoką. Automatizavimas turi tai sutvarkyti, o ne tik pakeisti Excel failą forma.
Situacija
Problema nebuvo vien techninė
Procesai vyko per el. laiškus, Excel, žodinius susitarimus ir pavienius failus. Buvo sunku matyti, kas patvirtino sprendimą, kur stringa užklausa, kokia būsena dabar galioja ir kokią informaciją galima parodyti vadovui ar auditui.
Mano rolė
Nuo neaiškaus poreikio iki veikiančio naudojimo
- Suskirsčiau procesą į būsenas, atsakomybes ir sprendimo taškus.
- Atskyriau, ką reikia automatizuoti, o ką pirma supaprastinti.
- Numatiau patvirtinimus, pranešimus, ataskaitas ir audito pėdsaką.
- Padėjau suderinti, kad sprendimas būtų suprantamas ir verslui, ir IT komandai.
Rezultatas
Ką klientas gavo praktiškai
Mažiau rankinio sekimo
Patvirtinimai ir priminimai tampa proceso dalimi, o ne atskiru darbu el. laiškuose.
Audito pėdsakas
Sprendimai turi istoriją: kas, kada ir kodėl atliko veiksmą.
Pamoka
Ką verta pasiimti kitam projektui
Geras automatizavimas ne prasideda nuo įrankio. Pirma reikia suprasti, kur procese gimsta sprendimas, rizika ir atsakomybė.