Įmonės dažnai nori pradėti nuo ChatGPT Business ar Copilot scenarijų, bet greitai atsiremia į seną problemą: dokumentai išsibarstę, teisės paveldėtos, failai dubliuojasi, o niekas tiksliai nežino, kuri informacija yra galutinė.
1. Pirmiausia sutarkite, kur gyvena tiesa
AI gali greitai rasti informaciją, bet jis negali nuspręsti, kuri iš penkių panašių instrukcijų yra teisinga. Reikia aiškių vietų sutartims, procedūroms, komercinei informacijai, projektams ir archyvui.
2. Prieigos yra AI saugumo pagrindas
Jei darbuotojas neturėtų matyti dokumento, AI įrankis taip pat neturėtų naudoti jo atsakymuose. Todėl prieš AI diegimą verta peržiūrėti SharePoint teises, paveldėjimus, išorinius vartotojus ir jautrių aplankų valdymą.
3. Tvarkykite ne viską, o svarbiausius žinių šaltinius
Nebūtina idealiai sutvarkyti visos organizacijos iš karto. Geras startas yra 2-3 žinių sritys: pardavimų medžiaga, klientų aptarnavimo atsakymai, vidinės procedūros arba projektų dokumentai.
4. Reikia savininkų, ne tik aplankų
Kiekviena svarbi informacijos sritis turi turėti žmogų ar komandą, kuri atsako už aktualumą. Be savininko dokumentų biblioteka vėl tampa sandėliu, kuriame niekas neišmeta pasenusių versijų.
5. AI pilotas turėtų tikrinti ir duomenų tvarką
Pirmas AI scenarijus turėtų parodyti ne tik naudą, bet ir informacijos spragas. Jei atsakymai neaiškūs, tai dažnai yra ne AI problema, o ženklas, kad reikia sutvarkyti šaltinius.
DUK
Dažniausi klausimai apie duomenis prieš AI
Ar reikia sutvarkyti visus failus prieš pradedant AI?
Ne. Geriau pradėti nuo svarbiausių žinių sričių, kurios turės aiškų AI naudojimo scenarijų ir atsakingus savininkus.
Ar SharePoint tinka kaip žinių bazė AI?
Taip, jei dokumentai turi aiškią struktūrą, teises, savininkus ir versijų tvarką. Be šių dalykų SharePoint tampa tik failų saugykla.
Kada galima pradėti ChatGPT Business ar Copilot pilotą?
Kai aiškus konkretus naudojimo scenarijus, sutarti šaltiniai, peržiūrėtos prieigos ir yra žmogus, atsakingas už informacijos aktualumą.